جيليان في نهاية ذكائها! أمامهم أقل من ثلاثة أشهر فقط لإنهاء المشروع ومع ذلك يبدو أن كل الأشياء تسير على ما يرام. وفوق كل ذلك ، لم يتبق سوى القليل من الموارد المالية لإنهاء كل الأشياء التي تحتاج إلى إكمال قبل اليوم الأول!
بالنسبة إلى الخبير ، تتلخص مشكلة جيليان في إدارة المشروع بشكل غير لائق. ربما تكون قد بدأت المشروع دون تقييم جميع مواردها وما إذا كانت هذه الموارد ستكون كافية أم لا لتلبية جميع متطلبات المشروع. لقد فشلت أيضًا في وضع جدول زمني قابل للتنفيذ للمشروع ، والسبب في كونها في مرحلة الذعر.
إدارة المشروع هي عملية تطبيق الدراية أو المعرفة في الإشراف على المشروع وإدارته مهما كان حجمه. لا تعتقد أن إدارة المشروع مطلوبة فقط من قبل المشاريع الكبيرة. يمكن أن تستفيد المشاريع الصغيرة أيضًا من الإدارة الفعالة للمشروع. معرفة كيفية استخدام وتطبيق المعرفة التي اكتسبتها في جميع المجالات ستكون مفيدة في تنفيذ وإنجاز أي مشروع.
نطاق إدارة المشروع
تغطي إدارة المشروع جميع المجالات اللازمة لرؤية المشروع في حالة اكتمال مثل الشؤون المالية والعمل الإداري والاتصالات والعلاقات العامة. تشمل إدارة المشروع على سبيل المثال لا الحصر:
1. تطوير خطة المشروع - يجب على مدير المشروع التحدث إلى منشئ المشروع قبل قبول أو بدء المشروع. يجب أن يتفقوا على شروط محددة للمشروع وذلك لتجنب النزاعات والتأخير غير المعقول في المستقبل. تأكد من أنك تعرف ما يجب القيام به وفي أي إطار زمني. اسأل عن النتائج المحددة التي يريد المنشئ الوصول إليها حتى تعرف ما تتوقعه وسيكون لديك مقياس لمعرفة ما إذا كان المشروع قد تمت إدارته بشكل صحيح أم لا.
2. تحديد نطاق الخطة - بمجرد الاتفاق على الاختصاصات ، يجب على مدير المشروع وضع خطة مشروع تحتوي على جميع الأشياء اللازمة لبدء المشروع وإكماله. ضع قائمة بكل الموارد والخدمات اللوجستية التي تحتاجها والموارد البشرية المتاحة. قم بعمل خريطة للمشروع ، من البداية إلى النهاية. اجعل الخريطة واقعية حتى تتمكن من تجنب المشاكل لاحقًا.
3. إنشاء جدول زمني للمشروع - سيساعدك الإطار الزمني لمشروعك على تحديد الجدول الزمني الدقيق المطلوب لبدء المشروع وإنهائه. قم بإنشاء جداول زمنية محددة لكل خطوة من خطوات المشروع بحيث تعرف ما إذا كنت متقدمًا على الجدول الزمني الخاص بك أو ما إذا كنت بحاجة إلى تسريع الأمور للوفاء بالجدول الزمني المطلوب.
4. اكتساب الموارد البشرية - جانبا من التخطيط الجيد. تعتمد الإدارة الجيدة للمشروع على اكتساب موارد بشرية كفؤة وقادرة. قد يقوم قائد المشروع بكل الأشياء الممكنة ولكن إذا كان محاطًا بفريق غير كفؤ ، فسيواجه مشاكل أكثر مما يستطيع التعامل معها. يجب إبلاغ الموارد البشرية للمشروع بالجدول الزمني للمشروع والموعد النهائي حتى يعرفوا ما هو متوقع منهم. حاول تحفيز موظفيك وامتدح كل إنجاز مهما كان صغيراً.
5. تطوير خطة اتصالات وعلاقات عامة جيدة - تتضمن إدارة المشروع إنشاء خطة اتصال جيدة والتي ستمكن من التدفق الفعال للمعلومات من القادة إلى الموظفين وأصحاب المصلحة. يجب أن تتأكد خطة الاتصال من أن جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع والتي تؤثر عليها يتم نقلها إلى الشخص أو المكتب المناسب في أقرب وقت ممكن لتجنب التأخير وسوء الفهم.
يجب أيضًا وضع خطة علاقات عامة جيدة ، خاصة إذا كان للمشروع تأثير إيجابي أو سلبي على المجتمع. تم إيقاف العديد من المشاريع في المنتصف بسبب ضغوط الجمهور. من الأفضل إطلاع الجمهور على مزايا وعيوب المشروع في بداية الخطة لتجنب التضارب في وقت لاحق.
الإدارة السليمة للمشروع ليست معقدة حقًا ولكنها تتطلب عملًا وتخطيطًا مناسبًا لجعل كل شيء سلسًا ، من البداية إلى الانتهاء من المشروع.
ZZZZZZ