تعتبر الاجتماعات غير الضرورية أو التي تدار بشكل سيء من أعظم الأمور التي تهدر الوقت. إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت بشكل كبير ، فتعلم كيفية عقد اجتماعات مثمرة.
"بريان" هو مدير العمليات في شركة كبيرة. كل صباح يوم اثنين ، يعقد رئيسه التنفيذي اجتماع المديرين.
هذا ما يحدث عادة:
يتم توزيع جدول الأعمال في اليوم السابق مما يعني أن المديرين لديهم القليل من الوقت للاستعداد.
يبدأ الاجتماع دائمًا في وقت متأخر حيث سينتظر الرئيس التنفيذي المتأخرين. في الواقع ، غالبًا ما يتأخر.
يميل اثنان من المديرين إلى "التهام". الرئيس التنفيذي الذي يرأس الاجتماع ليس حازمًا بما يكفي لإبقائهم على المسار الصحيح .. إنه أيضًا "الوافلر".
يجلس معظم المديرين هناك ، وقد مللت عقولهم معظم الوقت. كما أنهم يشعرون بالتوتر لأنهم يشعرون أنهم يضيعون الوقت في الاستماع إلى "الفطائر".
نظرًا لأن الرئيس التنفيذي لا يحدد موعدًا منتظمًا "للحاق بالركب" مع كل مدير على حدة ، فقد تمت أيضًا مناقشة العديد من المشكلات غير الضرورية.
إذا كان هذا يصف بعض الاجتماعات التي تعقدها ، فماذا عن اتخاذ الإجراءات والتأكد من الآن فصاعدًا أنها منتجة للغاية.
إذا كنت مثل "برايان" وستجد صعوبة في أن تقترح على الآخرين كيفية تحسين اجتماعاتهم ، فأقترح عليك إرسال هذه النشرة الإخبارية إليهم. تتضمن الإدارة الفعالة للوقت أيضًا الإدارة الفعالة للاجتماعات.
"ستفعل الكثير وستفاجأ عندما تنظم اجتماعاتك"
9 طرق لتحسين إدارة وقتك من خلال عقد اجتماعات فائقة الإنتاجية
اسأل نفسك ، هل هذا الاجتماع ضروري حقًا؟
هل تحتاج إلى لقاء وجهاً؟ قد تكون المكالمة الهاتفية أو البريد الإلكتروني أو المكالمة الجماعية حلاً أفضل.
قم بدعوة أقل عدد ممكن من الأشخاص
لا يحضر سوى المشاركين الضروريين.
لديك جدول أعمال مكتوب مع أهداف واضحة
تأكد من توزيعها في وقت مبكر على الحاضرين. حدد الأطر الزمنية المسموح بها لمناقشة كل بند.
تحقق مرة أخرى من مكان الاجتماع الذي تم تنظيمه في اليوم السابق
إذا تم توفير المرطبات ، تشمل الماء والفواكه. تأكد من أن منطقة الاجتماع هادئة وخالية من الانحرافات.
ابدأ وانتهى في الوقت المحدد
احترم وقتك ووقت الآخرين.
لديك رئيس فعال
غير متأكد من تختار؟ في بداية الاجتماع يصل عددهم إلى ثلاثة. في الثالثة ، يشير كل مشارك إلى الشخص الذي يعتقد أنه سيبقي الاجتماع على المسار الصحيح .. يتم انتخاب الشخص الذي حصل على أكبر عدد من الأصوات.
وزع الدقائق خلال 48 ساعة
تأكد من كتابة الشخص المناسب بجانب كل الإجراءات.
الوقوف والتمدد كل 30 دقيقة
إنه جيد لعقلك وجسمك.
تأكد من إيقاف تشغيل جميع الهواتف المحمولة وأجهزة الاستدعاء
إنه لأمر مدهش - من المعروف أن الناس يعيشون بدون هواتفهم ويعيشون ليخبروا الحكاية.
تتعلق الإدارة الجيدة للوقت أيضًا باستخدام وقتك بحكمة عند حضور الاجتماعات. إذا كان بإمكانك تطبيق هذه الإرشادات ، فسوف يسعدك حضور الاجتماعات المستقبلية مع العلم أن وقتك لا يضيع.
ZZZZZZ