كنت أعمل مؤخرًا مع عميل جديد استثمر مئات الدولارات لمؤسسة إدارة السجلات لإنشاء نظام ملفات لأعماله.
بدا النظام مثيرًا للإعجاب. المشكلة الوحيدة أنها لم تنجح! لقد تم إنشاؤه بطريقة معقدة للغاية. كانت العناوين مفصلة للغاية بحيث كان لا بد من الرجوع إلى صحيفة رئيسية بها عدد لا يحصى من الفئات قبل تقديم المعلومات أو استردادها.
كان النظام معقدًا للغاية بالنسبة لاحتياجاتهم الخاصة.
هل سبق لك أن مررت بهذه التجربة حيث تم إعداد نظام حفظ ملفات لك و / أو لقسمك / عملك ولم تتمكن من العثور على الأوراق أو حفظها بسهولة؟ كم من الوقت أهدرت في البحث عن المعلومات؟ إدارة الوقت هي إدارة وقتك. يعد قضاء الوقت الثمين في البحث عن الأوراق طريقة رائعة لاستغلال المزيد من وقتك.
هل تعلم أن صحيفة وول ستريت جورنال ذكرت ذات مرة في استطلاع أجروه أن العامل العادي من ذوي الياقات البيضاء يقضي 6 أسابيع في السنة في البحث عن الأوراق؟ إذا كنت جادًا بشأن إدارة وقتك ، فإن وجود نظام ملفات حيث يمكنك بسهولة العثور على عملك والعثور عليه يعد أمرًا مهمًا للغاية.
كيف تعرف أنك بحاجة إلى نظام ملفات جديد؟
عندما يستغرق الأمر أكثر من دقيقتين للعثور على شيء ما.
عند نفاد مساحة الأرضية بسبب وجود أكوام كثيرة جدًا من الأعمال الورقية على الأرض.
عندما يطلب منك زملاؤك أو عملاؤك معلومات وتكرر قول "هل يمكنني العودة إليك لاحقًا لأنني سأعثر عليها!"
عندما تجد نفسك تقول عدة مرات في اليوم "أعلم أنه هنا. في مكان ما".
عندما تكون أكوام الورق على مكتبك أطول منك.
أساسيات الإيداع
امسح كل المعلومات القديمة أو غير ذات الصلة.
اكتب أنواع المعلومات التي تريد الاحتفاظ بها.
تشمل الفئات التي قد تظهر ما يلي:
دعاية
بنك
ميزانية
العملاء
معدات
تأمين
موارد
العاملين
الموردين
تمرين
إذا لزم الأمر ، يمكن عمل الفئات الفرعية:
دعاية
مذياع
تلفزيون
بنك
برلمان المملكة المتحدة
ويستباك
ميزانية
2001/2002
2002/2003
العملاء
ملف منفصل لكل عميل
معدات
أجهزة الكمبيوتر
الفاكسات
تأمين
المبنى / المحتويات
مركبات
موارد
النشرات الإخبارية
المجلات التجارية
العاملين
ملف منفصل لكل شخص
يستأنف
الموردين
ملف منفصل لكل مورد
تمرين
عام
ملفات لمناطق محددة مثل. إدارة الوقت ، التوازن بين العمل والحياة
اعتمادًا على حالتك ، قد يلزم وجود درج / أدراج كاملة لخزانة الملفات لإيواء بعض هذه الفئات ، على سبيل المثال. العملاء والموردين والموظفين.
الكلمة الأخيرة
عندما يمكنك تقديم أوراقك بسرعة واستعادتها بسهولة ، فأنت تعلم أن لديك نظامًا يعمل بشكل جيد بالنسبة لك.
كجزء من إدارة وقتك ، كونك واثقًا من امتلاك أنظمة فعالة وتستغرق وقتًا قصيرًا لاستخدامها ، سيجعل حياتك أسهل كثيرًا.
دائمًا ما تحدث الأشياء الصغيرة فرقًا كبيرًا.
مزيد من التفاصيل المتعلقة بإعداد نظام حفظ ملفات ناجح متوفرة في دليلي "كيف تربح ساعة إضافية في يومك" وتنظم - احصل على حياة! الكتاب. (انظر http://www.office-organiser.com.au)
ZZZZZZ